EU AI Act in Gastronomie und Hotellerie

KI-Kompetenz im Team: Pflicht seit 2025

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten. Das Digital-Omnibus-Paket, in Kraft seit Juli 2026, hat die Formulierung gelockert: Betriebe müssen den Aufbau von KI-Kompetenz fördern, ein bestimmtes Niveau wird nicht mehr ausdrücklich verlangt. An der Praxis ändert das wenig. Das betrifft nicht nur Konzerne. Es reicht, wenn die Rezeption Gästeanfragen mit einem KI-Werkzeug beantwortet oder das Marketing Social-Media-Beiträge damit schreibt.

• Was „Kompetenz“ heißt: Das Team muss wissen, was das Werkzeug kann und was nicht, wo es Fehler macht und welche Daten nicht hineingehören, etwa Gästedaten, Gesundheitsangaben wie Allergien oder Personalakten.
• Was praktisch reicht: Eine kurze, auf den Betrieb zugeschnittene Schulung, klare Nutzungsregeln auf einer Seite und ein Nachweis, wer wann geschult wurde. Ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor.
• Warum es trotzdem zählt: Ein eigenes Bußgeld sieht die Verordnung für Artikel 4 nicht vor. Passiert aber etwas, etwa eine falsche Allergenauskunft durch einen Chatbot, wird die fehlende Schulung schnell zur Haftungsfrage.

Gäste müssen wissen, wann sie mit einer Maschine sprechen

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Für das Gastgewerbe sind vor allem zwei Fälle wichtig.

• Chatbots und Telefonassistenten: Wer auf der Website, per WhatsApp oder am Telefon mit einer KI kommuniziert, muss das erkennen können. Ein Satz wie „Sie sprechen mit unserem digitalen Assistenten“ zu Beginn genügt. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der Anbieter das von Haus aus unterstützt.
• KI-Bilder und -Videos: Wirken KI-erzeugte Bilder täuschend echt, etwa ein Zimmer, eine Terrasse oder ein Gericht, das es so nicht gibt, müssen sie als künstlich erzeugt gekennzeichnet werden. Unabhängig vom AI Act gilt ohnehin: Werbung, die Gäste über das tatsächliche Angebot täuscht, ist wettbewerbswidrig.

Wo es heikel wird: Personal und Bewerber

Die strengsten Regeln der Verordnung treffen im Gastgewerbe fast nie den Gast, sondern das Personal.

• Verboten: Systeme, die Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz erkennen, etwa Kameras, die im Service die Stimmung des Teams auswerten. Dieses Verbot gilt seit Februar 2025.
• Hochrisiko: KI, die Bewerbungen vorsortiert, Leistung und Verhalten von Mitarbeitenden bewertet oder Aufgaben nach persönlichen Merkmalen verteilt. Hier gelten umfangreiche Pflichten zu Aufsicht, Dokumentation und Information der Beschäftigten. Durch das Digital-Omnibus-Paket gelten diese Pflichten erst ab dem 2. Dezember 2027. Die Anforderungen selbst bleiben.
• Unkritisch: Eine Dienstplanung, die den Personalbedarf aus Reservierungen, Wetter und Vorjahresumsätzen schätzt, bewertet keine Menschen. Sie fällt in aller Regel nicht unter die Hochrisiko-Regeln.

Typische KI-Anwendungen in Gastronomie und Hotellerie

Die meisten Betriebe nutzen KI, ohne es so zu nennen. Für die Einordnung nach dem EU AI Act zählt nicht das Etikett, sondern was das System tut und wen es betrifft.

• Gästekommunikation: Chatbots auf der Website, KI-Telefonassistenten und automatische Antworten auf Bewertungen. Gäste müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine kommunizieren.
• Preise und Auslastung: Revenue-Management-Systeme im Hotel und dynamische Preise in der Gastronomie. In der Regel unkritisch, solange keine Gäste gezielt benachteiligt werden.
• Personal: KI-gestützte Dienstplanung ist meist unkritisch. Bewerbervorauswahl und Leistungsbewertung dagegen gelten als Hochrisiko-KI.
• Marketing: KI-generierte Bilder, Videos und Texte für Speisekarte, Website und Social Media. Täuschend echte KI-Bilder und -Videos sind zu kennzeichnen.

Die Fristen im Überblick

• Seit Februar 2025: Verbote bestimmter KI-Praktiken, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz, und die Pflicht, KI-Kompetenz im Team aufzubauen.
• Seit 2. August 2026: Transparenzpflichten für Chatbots, Telefonassistenten und täuschend echte KI-Inhalte.
• Ab 2. Dezember 2027: Pflichten für Hochrisiko-KI im Personalbereich, zum Beispiel für Bewerbertools. Wer heute ein solches Werkzeug einführt, sollte es schon jetzt danach auswählen.

In fünf Schritten zur sauberen KI-Nutzung

• 1. Bestand aufnehmen: Welche Werkzeuge mit KI laufen im Haus? Oft steckt KI auch in PMS, Kasse, Buchhaltungs- oder Bewertungssoftware, ohne dass es jemandem bewusst ist.
• 2. Einstufen: Für jedes Werkzeug klären, ob es unkritisch ist, Transparenzpflichten auslöst oder Personal betrifft.
• 3. Schulen: Das Team kurz und praxisnah schulen und die Teilnahme dokumentieren.
• 4. Kennzeichnen: Chatbots, Telefonassistenten und täuschend echte KI-Bilder für Gäste erkennbar machen.
• 5. Datenschutz mitdenken: Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Wo Gäste- oder Personaldaten in eine KI fließen, braucht es weiterhin eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.